Согласие на обработку персональных данных в Яндекс Формах: как добавить галочку и что указать в политике

Кто отвечает за ответы на форму

Компания или ИП, которые собирают через форму имя, телефон или email, — оператор персональных данных (ПДн). На них лежат политика, согласие, сроки хранения и уведомление Роскомнадзора. Роль Яндекса зависит от того, где создана форма.

Условия сервиса для создателей форм опубликованы на странице Яндекса. Для заявок от клиентов бизнесу удобнее Формы для бизнеса: поручение Яндексу оформлено договором, а ответы видят только назначенные сотрудники.

Какие данные нельзя собирать через Яндекс Формы

Условия сервиса запрещают создавать формы, которые предполагают специальные категории данных: о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, судимости. Анкету пациента с жалобами и диагнозами, медицинский опрос перед процедурой или анкету кандидата со сведениями о судимости через Яндекс Формы собирать нельзя. Для записи в клинику достаточно имени, телефона и желаемого времени без вопросов о здоровье.

Остальные поля подбирайте по цели: чем меньше данных, тем короче политика и проще их защищать. Паспортные данные, дату рождения и адрес спрашивайте, только если без них не исполнить заказ или договор.

Как добавить галочку согласия

Справка Яндекс Форм описывает вопрос «Да / Нет» как способ выразить согласие с утверждением или действием. Из него и делается галочка:

1. Откройте форму и перейдите на вкладку «Конструктор».
2. Наведите указатель на нижнюю часть последнего вопроса с данными, например «Телефон», и нажмите значок добавления. Если вопроса «Да / Нет» нет среди популярных, нажмите «Показать все вопросы».
3. Выберите «Да / Нет» и впишите в поле вопроса текст согласия.
4. Ссылку на политику и полный текст согласия добавьте в текст вопроса или в пояснение по кнопке «Добавить пояснение». Форма понимает разметку Markdown: текст ссылки пишут в квадратных скобках, а адрес — сразу после них в круглых.
5. В правом верхнем углу блока включите «Обязательный». Такой вопрос отмечается звёздочкой, и без ответа форма не отправится.
6. В настройках вопроса задайте идентификатор, например pd_consent: по нему согласие легко найти в таблице ответов.
7. Не включайте «Скрыть вопрос» и не настраивайте предзаполнение для этого вопроса: галочку человек ставит сам. По справке скрытый обязательный вопрос вообще не даст отправить форму.
8. Нажмите «Предпросмотр», проверьте, что галочка стоит после полей с данными и не отмечена, и опубликуйте форму.

Если форма собирает контакты ещё и для рекламной рассылки, добавьте второй вопрос «Да / Нет» без опции «Обязательный». Почему согласие на рекламу оформляют отдельно, разобрано в статье «Согласие на рассылку».

Текст согласия для Яндекс Формы

По ст. 9 152‑ФЗ согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным, а с 1 сентября 2025 года его оформляют отдельно от иных документов, которые человек подтверждает. Поэтому одна галочка — одно согласие, без оферты и правил акции в том же вопросе. Действующую редакцию статьи можно сверить на КонсультантПлюс.

Пример: «Я даю согласие ООО «Ромашка» (ИНН 0000000000, г. Москва, ул. Примерная, д. 1) на обработку моих персональных данных — имени, телефона и email — для ответа на заявку и записи на консультацию: сбор, запись, хранение, использование и удаление. Ответы на форму собираются и хранятся с помощью сервиса Яндекс Формы (ООО «Яндекс»). Согласие действует 1 год и может быть отозвано письмом на privacy@romashka.ru. С политикой обработки персональных данных ознакомлен». Реквизиты, цели, перечень данных и срок замените на свои.

Короткую формулировку можно оставить в тексте вопроса, а полный текст согласия опубликовать на странице сайта и дать на неё ссылку в пояснении. Текст под вашу форму собирается в генераторе согласия. Что обязательно указать в согласии, разобрано в статье «Согласие на обработку персональных данных на сайте».

Что указать в политике

Условия Яндекса для респондентов регулируют только отношения человека с Яндексом. Ваша политика нужна в любом случае: ссылку на неё ставят в форму, а если форма встроена в сайт — ещё и в подвал. Для форм в политике опишите:

• цели: обработка заявок, запись, регистрация на мероприятие, опрос клиентов;
• перечень полей каждой формы;
• сервис Яндекс Формы и роль ООО «Яндекс»: самостоятельный оператор для личных форм или обработчик по поручению для Форм для бизнеса;
• куда ещё попадают ответы: почта, Яндекс Диск, CRM, Трекер;
• сроки хранения ответов и выгрузок, порядок удаления;
• как отозвать согласие и куда направлять запросы.

Если сайта нет и форма распространяется по ссылке, политику всё равно нужно опубликовать там, где её откроет любой человек: на странице в сообществе, на одностраничном сайте-визитке. Ссылку на неё поставьте в описание формы и в вопрос согласия. Собрать документ поможет генератор политики.

Где хранятся ответы и сколько их держать

Ответы доступны в интерфейсе Форм на вкладке «Ответы» в виде статистики, ленты или таблицы. Их можно скачать файлом, загрузить на Яндекс Диск и получать письмами на почту. Каждая копия — тоже обработка ПДн: письма с ответами, файлы в загрузках и на Диске подпадают под тот же срок хранения, что указан в политике.

• Направляйте уведомления об ответах на рабочий ящик организации: личная почта сотрудника остаётся у него после увольнения.
• Раз в месяц удаляйте ответы и выгрузки, срок хранения которых истёк.
• Ограничьте доступ к форме и ответам сотрудниками, которые работают с заявками. В Формах для бизнеса это настраивается правами доступа.
• Если ответы передаются в CRM или другой сервис, оформите с ним поручение по ч. 3 ст. 6 152‑ФЗ.

Сбор заявок через форму — обработка ПДн, поэтому до её начала оператор подаёт уведомление в Роскомнадзор.

Частые ошибки

• Согласие оформлено вопросом «Несколько вариантов» с единственным пунктом без опции «Обязательный»: форма уходит без галочки.
• Вопрос согласия скрыт или предзаполнен через параметры ссылки.
• В тексте только «Согласен с политикой» без оператора, целей и перечня данных.
• Ссылка ведёт на условия Яндекса вместо политики владельца формы.
• Одной галочкой человек соглашается и на обработку данных, и на рекламную рассылку.
• Форма клиники или центра спрашивает о жалобах и диагнозах, хотя условия сервиса запрещают такие данные.
• Форма создана на личном аккаунте сотрудника, который уволился, и доступ к ответам потерян.

Как проверить форму

1. Откройте опубликованную форму в режиме инкогнито или на странице сайта, где она встроена.
2. Заполните поля и попробуйте отправить форму без галочки: должна появиться ошибка обязательного вопроса.
3. Проверьте, что ссылки на политику и текст согласия открываются и ведут на ваши документы.
4. Отправьте тестовый ответ с галочкой и найдите его в таблице на вкладке «Ответы»: в столбце pd_consent должно быть «Да».
5. Сверьте поля формы с перечнем данных в политике и согласии.
6. Если форма стоит на сайте, запустите бесплатную проверку: она покажет, видна ли политика и есть ли согласие в формах.